مقاله حاضر تلخیصی است از سخنرانی خانم لورا وندرکم مولف و محقق مدیریت زمان از مجموعه سخنرانی‌های TED و سعی شده به زبانی ساده‌تر برای شما عزیزان بازنویسی شود.
وقتی مردم مطلع می‌شوند که درباره مدیریت زمان مطالبی نوشته‌ام در ذهن خود دو چیز را فرض می‌کنند. اول اینکه من همیشه سر وقت هستم که البته نیستم. چون من چهار فرزند کوچک دارم. یک بار به یکی از سخنرانی‌هایم که در باره مدیریت زمان بود، دیر رسیدم. مورد دوم این که مردم فکر می‌کنند من کلی نکته و ترفند برای ذخیره زمان از این طرف و آن طرف دارم. بعضی وقت‌ها گزارشی در مجلات چاپ می‌شود که من چگونه به خوانندگان آنها کمک کرده‌ام تا یک ساعت وقت بیشتر در روز پیدا کنند. ایده اصلی این روش‌ها این است که ما مقداری از زمان فعالیت‌های روزانه را کم می‌کنیم و لذا روی هم، زمانی برای انجام سایر کارها خواهیم داشت.
صرفه‌جویی در زمان، راه اصلی مدیریت زمان نیست
من می‌خواهم اصولا کل نظریه این مجلات را به چالش بکشم. مثلا یکی از این روش‌ها این است که می‌گویند اگر می‌خواهید تلویزیون تماشا کنید، برنامه مورد علاقه خود را ضبط کنید. در این صورت می‌توانید تبلیغ‌ها را سریع رد کنید و این طوری شما در هر نیم ساعت، هشت دقیقه وقت ذخیره می‌کنید. بنابراین در یک دوره دو ساعته تماشای تلویزیون، 32 دقیقه وقت برای ورزش کردن پیدا می‌کنید. البته درست هم هست. ولی می دانید یک راه دیگر برای پیدا کردن 32 دقیقه وقت این است که هر روز دو ساعت تلویزیون نبینید.
به هر حال، ایده اصلی این روش‌ها این است که ما از این طرف و آن طرف، وقت ذخیره کنیم و روی هم رفته در آخر به همه کارهایی که می‌خواهیم برسیم. اما واقعیت این است که بعد از بررسی و تحقیق بر روی نحوه گذران وقت توسط افراد موفق، عکس این ایده بدست آمده است.
اخیرا پروژه‌ای در مورد بررسی 1001 روز از زندگی زنان فعال و پرمشغله داشتم که مشاغل بسیار سخت و مهمی داشتند. از آنها خواستم برای یک هفته زمان کارهایشان را بنویسند تا بتوانیم ساعات خواب و ساعات کاریشان را به دست آوریم. یک مثالی از این پروژه برای شما نقل می‌کنم. یکی از خانم‌ها که برنامه‌اش را بررسی می‌کردم چهارشنبه شب برای کاری بیرون می‌رود و وقتی برمی‌گردد می‌بیند آب گرمکن خانه خراب شده و آب همه جای زیر زمین را پر کرده است. می‌دانید که این موقعیت بسیار ناخوشایند و آشفته‌ای است. این خانم ناچار می‌شود همان شب با عواقب بعد از خرابی، سر و کله بزند. روز بعد لوله‌کش‌ها را می‌آورد و روز بعدش برای تمیز کردن فرش‌ها اقدام می‌کند و همه این‌ها در برنامه این خانم ثبت شده است. این اتفاق به گرفتن هفت ساعت از هفته او منتهی می‌شود. اما من مطمئنم اگر اول هفته از او می‌پرسیدید هفت ساعت برای یک کاری که در برنامه‌ات نبوده وقت دارید، مطمئنم جواب او نه بود و می‌گفت که سرم شلوغه. اما وقتی مجبور شد هفت ساعت وقت پیدا کند، چون آب زیرزمین را پر کرده، او هفت ساعت را پیدا می‌کند و این به ما نشان می‌دهد که چقدر زمان انعطاف‌پذیر است،
ایده اصلی این است: زمان توسعه می‌یابد تا مناسب انتخاب‌مان شود
ما نمی‌توانیم زمان بیشتری ایجاد کنیم اما برای انتخابی که کرده‌ایم، زمان توسعه می‌یابد تا مناسب انتخاب‌مان شود. یعنی کلید مدیریت زمان برخورد ما با اولویت‌هایمان است، درست مثل همان آبگرمکن خراب. برای فهم این مطلب می‌خواهم صحبت یکی از مشغول‌ترین خانم‌هایی که تا حالا مصاحبه کرده‌ام را برایتان بازگو کنم. منظورم از مشغول‌ترین، مدیر یک شرکت تجاری با 12 کارمند و نگهداری شش بچه در وقت آزادش است. می‌خواستم با او تماس بگیرم تا ترتیب مصاحبه‌ای را بدهم و از او در این باره بپرسم که چگونه به همه چیز رسیده است. یادم می‌آید صبح شنبه بود و او نبود. اما دلیل اینکه نبود این بود که پیاده‌روی رفته بود، چون صبح بهاری زیبایی بود. این بیشتر من را کنجکاو کرد و وقتی ترتیب مصاحبه داده شد، این طور به من توضیح داد: گوش کن لورا، هر کاری که انجام می‌دهم، هر دقیقه‌ای که می‌گذرانم، انتخاب خودم هست. در حالی که می‌توانست بگوید من وقت انجام یکسری کارها را ندارم. او گفت: من یک سری کارها را انجام نمی‌دهم، چون در اولویت من نیستند، من وقت ندارم یعنی این کار در اولویت من نیست. اگر به این موضوع فکر کنید این گفتار دقیق‌تری است. می‌توانم به شما بگویم که وقت ندارم. اما این درست نیست اگر به من پیشنهاد صد هزار دلاری می‌دادید تا گردگیری کنم، من خیلی سریع این کار را می‌کردم.
بنابراین من تصدیق می‌کنم که این موضوع کمبود وقت نیست این است که من نمی‌خواهم این کار را انجام دهم. استفاده از این گفتار نشانگر این است که زمان یک انتخاب است. اما ما انسان‌های باهوشی هستیم و قطعا در دراز مدت، این قدرت را داریم که زندگی‌مان را پر از چیزهایی کنیم که لیاقت حضور در آن را داریم. چگونه باید این کار را انجام داد؟ چگونه ما با اولویت‌ها مانند همان آبگرمکن خراب رفتار کنیم؟ اول باید بفهمیم اولویت‌های ما چیست؟
راهکار عملی
من به شما دو روش برای فکر کردن در این باره بیان می‌کنم: اول خیلی از مردم با رسیدن به آخر سال، عملکرد سالانه‌شان خود را بررسی می‌کنند. موفقیت‌ها، شکست‌ها و فرصت‌های پیشرفت خود را مرور می‌کنند که البته مفید است. این بار این نگاه را به سال آینده داشته باشید. یعنی 3 الی 5 مورد از کارهایی که انجام دادید را به عنوان عملکرد سال آتی خود بنویسید. یعنی فرض کنید پایان سال آینده است و عملکرد سال خود را مرور می‌کنید. 3 الی 5 مورد مهمی که انجام دادید چه بوده است؟ می‌توانید این عملکرد سال آتی خود را می‌توانید به خودتان ایمیل بزنید و زمان ارسال آن را برای یک سال بعد قرار دهید. در آن صورت سال آینده یک ایمیل از سوی خود دریافت خواهید کرد و آن وقت است که می‌توانید یک ارزیابی عملکرد واقعی داشته باشید. پیشنهاد می‌کنم فهرستی از 6 الی 10 تا مورد از اهداف خودتان را مشخص کنید تا سال آینده بر روی آنها کار کنید. حالا باید این اهداف را به گام‌های عملی تقسیم کنید. مثلا اگر می‌خواهید در یک مسابقه دو شرکت کنید گام‌های عملی این هدف این است که باید محل مسابقه را پیداکنید، ثبت نام کنید و برنامه ورزشی برای تمرین بنویسید، وسایل ورزشی مربوطه را آماده کنید و غیره. بعد از آن، باید با اولویت‌هایمان مانند آن آبگرمکن خراب رفتار کنیم. مثلا برای برنامه‌ریزی هفتگی، بهترین زمان عصر روز جمعه است. باید بر روی کل هفته فکر کنیم و برای خودتان یک فهرست اولویت سه بخشی درست کنید: شغل، روابط و خودتان. ایجاد فهرست سه بخشی یادآوری می‌کند که در هر دسته چه مواردی باید وجود داشته باشد.
نتایج یک تحقیق در مورد میزان کار افراد در هفته
می‌دانیم هر هفته 168 ساعت است.
168 =7 
24
که البته این وقت زیادی است. اگر شما کار تمام وقت دارید 40 ساعت در هفته کار می‌کنید، 8 ساعت می‌شود 56 ساعت در هفته و این یعنی در آخر هفته 72 ساعت برای انجام کارهای دیگر دارید و این زمان زیادی است. ممکن است بگویید من 50 ساعت در هفته کار می‌کنیم، شاید در کنار شغل اصلی‌تان، شغل دیگری هم دارید بسیار خوب، باز هم 62 ساعت وقت برای کارهای دیگه دارید. ممکن است یک عده بگویند 60 ساعت کار می‌کنند، باز هم 52 ساعت وقت برای کارهای دیگر وجود دارد.
تحقیقی درباره مقایسه تخمین ساعات کار هفتگی افراد با برنامه روزانه‌شان انجام شده است. آنها پی برده‌اند افرادی که مدعی هستند بیش از 75 ساعت کار هفتگی دارند، حدوداً 25 ساعت اختلاف وجود دارد. خودتان حدس می‌زنید این یعنی چی؟ در هر صورت 168 ساعت در هفته می‌توان برای خیلی از کارهای مهم وقت پیدا کرد. اگر می‌خواهید وقت بیشتری با فرزندان‌تان بگذرانید، اگر می‌خواهید برای امتحانی که دارید بیشتر درس بخوانید، اگر می‌خواهید سه ساعت ورزش کنید یا دو ساعت کار داوطلبانه انجام دهید، شما می‌توانید. خیلی اوقات، ما حتی وقت اضافی داریم ولی چه کار می‌کنیم؟ موبایل‌مان را برمی‌داریم و بدون هدف، در شبکه‌های اجتماعی پرسه می‌زنیم. بعضی وقت‌ها هم در منزل وقت خودمان را با تلویزیون مشغول می‌کنیم. اما این لحظات می‌توانند موثر و مفیدتر باشند. می‌توانید از کتاب‌های صوتی در زمان ترافیک استفاده کنید و عملا خودرو خود را به یک دانشگاه تبدیل کنید. یا زمانی که در اتوبوس و مترو هستید، می‌توانید از فایل‌های صوتی آموزشی استفاده کنید. یا اگر به دلیل مشغله کاری، نمی‌توانید به شام خانوادگی برسید، شاید صبحانه خانوادگی جایگزین خوبی باشد. هنر ما این است که چگونه اولویت‌های خود را بین زمان‌هایی که داریم قرار دهیم.
من عمیقا به این باور دارم که همیشه وقت هست، حتی اگر سرمان شلوغ باشد. وقت برای آنچه مهم است داریم و وقتی تمرکزمان روی آنچه مهم است باشد، می‌توانیم زندگی خود را آنگونه که می‌خواهیم و در زمانی که داریم، بسازیم.
دیدگاه خود را بنویسید